LAKI:

Työnantajan on pyynnöstä huolehdittava siitä, että neuvotteluista laaditaan pöytäkirjat, joista ilmenevät ainakin neuvottelujen ajankohdat, niihin osallistuneet ja neuvottelujen tulokset tai osallisten eriävät kannanotot.

Neuvotteluissa läsnä olleet tarkastavat pöytäkirjan ja varmentavat sen.

Työnantajan ehdollinen pöytäkirjaamisvelvollisuus

Kirjaamismenettely on sama käsiteltäessä mitä yhteistoimintalain mukaista asiaa hyvänsä.

Jos työntekijä ja työnantaja neuvottelevat kahdestaan ilman henkilöstön edustajaa, henkilöstön edustajan on syytä muistuttaa työntekijää tämän oikeudesta pyytää neuvottelujen kirjaamista. Neuvotteluihin osallistumattomalla henkilöstön edustajalla ei ole itsellään oikeutta vaatia pöytäkirjan laatimista. Pöytäkirjaamisen pyytäminen ei ole välttämätöntä, jos asian merkitys työntekijälle ei ole hänen mielestään olennainen. Muissa tapauksissa pöytäkirjaamisen pyytäminen on suositeltavaa.

Pöytäkirjaamisen pyytämisen ajankohta

Työnantaja on velvollinen laatimaan pöytäkirjan myös silloin, kun sitä pyydetään vasta neuvottelujen päätyttyä. Pöytäkirjan oikeellisuuden varmistamiseksi on kuitenkin syytä pyytää sen pitämistä heti neuvottelua aloitettaessa.

Pöytäkirjan sisältö

Pöytäkirjasta tulee käydä ilmi ainakin
- yhteistoimintaneuvottelujen ajankohdat
- niihin osallistuneet henkilöt
- neuvottelujen tulos ja osapuolten eriävät kannanotot. Eriävistä kannanotoista tulee ilmetä molempien osapuolten kannat.

Lain vähimmäisvaatimukset täyttävä pöytäkirja on sisällöltään niukahko ns. päätöspöytäkirja. Neuvotteluihin osallistuvien henkilöstöryhmien edustajien kannalta parempi on ns. keskustelupöytäkirja, jonka merkintöihin on ulkomuistia helpompi tukeutua myöhemmissä neuvotteluissa tai tiedotettaessa muulle henkilöstölle neuvottelujen kulusta. Ainakin tärkeimpien neuvotteluissa käsiteltyjen muutosten perusteiden, vaikutusten ja vaihtoehtojen olisi syytä näkyä pöytäkirjassa. Jos työnantaja on sitoutunut merkitsemään nämä seikat pöytäkirjaan, hänen on vaikeampi myöhemmin mahdollisessa riitatilanteessa näyttää, että seikoista olisi neuvoteltu ja neuvotteluvelvollisuus täytetty elleivät seikat ilmene pöytäkirjasta.

Työnantajan pitämän pöytäkirjan olemassaolo ei poista neuvotteluihin osallistuvien henkilöstöryhmien edustajien tai työntekijöiden neuvottelun kulusta itse tekemien muistiinpanojen tärkeyttä ja tarpeellisuutta. Omat muistiinpanot ovat tarpeen ainakin pöytäkirjaa tarkastettaessa.

Pöytäkirjan allekirjoittaminen

Kokouksessa läsnä olleet tarkastavat pöytäkirjan ja varmentavat sen allekirjoituksellaan. Läsnä olleet asiantuntijat eivät allekirjoita pöytäkirjaa.

Jos yhteistoimintaneuvotteluun osallistuvia henkilöitä on paljon, pöytäkirjan tarkastaminen voi olla hankalaa. Neuvotteluosapuolet voivat sopia, että pöytäkirjan tarkastaa ja varmentaa vain osa neuvottelijoista. Niillä neuvotteluihin osallistuneilla, jotka eivät halua tehdä tällaista sopimusta, on oikeus itse tarkastaa ja varmentaa pöytäkirja.

Jos pöytäkirjassa on epäselviä merkintöjä, joita työntekijä tai henkilöstöryhmän edustaja ei ymmärrä, ennen allekirjoittamista on varmistuttava merkintöjen tarkoituksesta ja pyydettävä työnantajaa selventämään teksti.

Jos pöytäkirja ei vastaa neuvottelujen sisältöä, sitä ei pidä allekirjoittaa, vaan työnantajaa pitää vaatia korjaamaan teksti. Jos työnantaja kieltäytyy korjaamasta pöytäkirjaa, työnantaja ja pöytäkirjan allekirjoittava työntekijä tai henkilöstöryhmän edustaja voivat sopia, että allekirjoituksen yhteyteen tehdään merkintä siitä, miltä osin allekirjoittaja ei allekirjoituksestaan huolimatta hyväksy pöytäkirjaa sekä syy vain osittaiseen hyväksymiseen. Jos tästäkään ei päästä sopimukseen, vain työnantajan edustajat allekirjoittavat pöytäkirjan.

Vain työnantajan allekirjoittamaa pöytäkirjaa ei voi pitää lain tarkoittamana pöytäkirjana, vaan työnantajan kirjallisena selostuksena neuvotteluiden sisällöstä. Henkilöstöryhmän edustajan on tällöin syytä laatia neuvottelujen sisällöstä oma kirjallinen selostuksensa. Selostukseen tulee merkitä syy työnantajan laatiman pöytäkirjan allekirjoittamatta jättämiseen.

Henkilöstöryhmän edustajan allekirjoituksen puuttuminen pöytäkirjasta ei merkitse sitä, että työnantaja olisi laiminlyönyt velvollisuutensa pitää pöytäkirjaa.

Jos yhteistoimintaneuvotteluihin osallistunut henkilöstöryhmän edustaja tai työntekijä on sitä mieltä, että työnantajan neuvotteluvelvollisuus ei ole tullut asianmukaisesti täytetyksi, hänen ei pidä allekirjoittaa sellaista pöytäkirjaa, jonka mukaan ”osapuolet toteavat neuvotteluvelvollisuuden tulleen täytetyksi”. Tällöin voi kuitenkin allekirjoittaa sellaisen pöytäkirjan, jonka mukaan ”työnantajan käsityksen mukaan neuvotteluvelvollisuus on täytetty”.

Jokaisen pöytäkirjassa olevan hyväksymistä, yksimielisyyden saavuttamista, sopimista, yhteistä päätöstä tms. tarkoittavan merkinnän kohdalla on pysähdyttävä miettimään, onko pöytäkirjan mukainen yhteinen päätös tai sopimus todella syntynyt. Jos näin ei ole, pöytäkirjan voi allekirjoittaa vasta korjausten jälkeen. Muutoin allekirjoittaja voi tulla hyväksyneeksi pöytäkirjaan merkityn totuutta vastaamattoman päätöksen tai sopimuksen.

Päivitetty 2.7.2013

Päivitetty 03.07.2013